Khi đảm nhận vị trí quản lý, chúng ta sẽ phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Không chỉ quản lý con người mà còn giám sát mọi quy trình, mối quan hệ và nguồn lực để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ. Thông qua nghiên cứu của mình về các nhà quản trị, Henry Mintzberg đã phân chia những trách nhiệm, vai trò đa dạng thành 3 loại và 10 vai trò quản trị.
Năm 1916, Henri Fayol là người đầu tiên xác định và đưa ra các lý thuyết về quản trị, người quản trị. Tiến sĩ Henry Mintzberg vào thời kỳ của mình trong những thập niên 60 và 70, muốn tìm hiểu xem những định nghĩa của Henri Fayol còn phù hợp hay không. Vì vậy, ông đã tiến hành nghiên cứu bằng phương pháp quan sát có cấu trúc. Theo đó, Mintzberg đã quan sát các hoạt động hàng ngày của 5 giám đốc điều hành trong vòng 1 tuần. Tất cả những nhà quản trị này đều thuộc 5 tổ chức khác nhau: công ty tư vấn, trường học, công ty công nghệ, nhà sản xuất hàng tiêu dùng và bệnh viện. Về sau, Mintzberg đã tổng hợp, phân tích và cho ra đời bài nghiên cứu của mình với tiêu đề “MANAGERIAL WORK: ANALYSIS FROM OBSERVATION” (Tạm dịch: Công việc quản lý: Các phân tích từ quan sát), và ông đã sử dụng bài nghiên cứu này cho luận án tiến sĩ của mình tại trường Quản Lý Sloan, MIT.
Trong nghiên cứu của mình, Mintzberg nói rằng những nhà quản lý có 10 vai trò khác nhau, được thống kê lại thành 3 nhóm vai trò cơ bản:
- Vai trò quan hệ (Interpersonal roles)
- Vai trò thông tin (Informational roles)
- Vai trò ra quyết định (Decisional roles)
Vai trò quan hệ (Interpersonal roles)
Những vai trò quan hệ liên quan đến hành vi của nhà quản lý tập trung vào sự tiếp xúc, giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức, đây là những vai trò liên quan đến con người (ví dụ như cấp dưới, những cá nhân bên ngoài tổ chức). Trong vai trò quan hệ, người quản trị sẽ thực hiện 3 vai trò nhỏ hơn bao gồm:
- Người đại diện (Figurehead)
- Người lãnh đạo (Leader)
- Đầu mối liên lạc với bên ngoài (Liaison)
- Người đại diện (Figurehead)
Là một nhà quản trị, chúng ta có các trách nhiệm liên quan đến xã hội, biểu tượng và pháp lý. Trong trường hợp này, nhà quản trị không đưa ra quyết định mà đóng vai trò đại diện cho tổ chức. Như vậy, chúng ta sẽ hướng tới việc truyền cảm hứng cho toàn bộ nhân viên của mình, từ đó hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng.
Ví dụ: Tham dự một buổi ăn trưa, sự kiện xã giao với khách hàng, nhà quản trị ở đó để quảng bá tổ chức của mình, xây dựng một hình ảnh tích cực, chuyên nghiệp.
Người lãnh đạo (Leader)
Vai trò người lãnh đạo đề cập đến nhiệm vụ của nhà quản trị với tư cách là người quản lý, giám sát công việc của nhân viên. Về cơ bản, nhà quản trị đặt mục tiêu quản lý nhóm và xác định trách nhiệm của từng thành viên để đảm bảo việc đạt mục tiêu một cách hiệu quả. Một số nhiệm vụ trong vai trò này bao gồm hướng dẫn, phát triển nhân lực, động viên nhân viên và thực hiện đánh giá.
Ví dụ: Đội nhóm có mục tiêu bán hàng cụ thể mà chúng ta muốn đạt được trong một tháng. Là một nhà lãnh đạo, chúng ta sẽ truyền đạt những kỳ vọng của mình cho mọi thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người hiểu những mục tiêu ấy. Trong suốt quá trình hoạt động, chúng ta thường xuyên kiểm tra hiệu quả và hiệu suất, theo dõi tiến độ của mọi người và có thể cung cấp các nguồn lực cần thiết, đưa ra các hướng dẫn, động viên họ để giúp cả nhóm hoàn thành được mục tiêu đề ra.
Đầu mối liên lạc với bên ngoài (Liaison)
Trong vai trò liên lạc, nhà quản trị sẽ tạo và duy trì các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức. Chúng ta đóng vai trò là người kết nối giữa các nhóm người khác nhau, đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ. Nhà quản trị cần phải truyền đạt kiến thức và thông tin cần thiết cho các thành viên trong tổ chức, giao tiếp với các bên liên quan và nhân viên nhằm đảm bảo công việc được hoạt động trơn tru. Trong một số trường hợp, chúng ta có thể đưa các nguồn lực bên ngoài vào tổ chức nhằm việc thực hiện mục tiêu được hiệu quả hơn.
Ví dụ: Nhà quản trị cần phải thường xuyên giao tiếp với nhân viên của mình, đồng thời cũng tương tác với khách hàng. Trong các cuộc trò chuyện với khách hàng, chúng ta có thể hiểu rõ nhu cầu của họ là gì, sau đó chuyển thông tin đến cho các thành viên trong tổ chức của mình. Giờ đây, các nhân viên đã hiểu rõ hơn về những mong đợi của khách hàng, biết được những cách thức làm việc để có thể đáp ứng được những nhu cầu đó và mang lại kết quả thành công.
Vai trò thông tin (Informational roles)
Trong nhóm vai trò thông tin, nhà quản trị sẽ tiếp nhận, thu thập và phổ biến thông tin cho các thành viên trong tổ chức. Trong đó có 3 vai trò rõ rệt:
Người theo dõi thông tin (Monitor)
Người phổ biến thông tin (Disseminator)
Người phát ngôn (Spokesperson)
Người theo dõi thông tin (Monitor)
Trong vai trò theo dõi, nhà quản trị sẽ tìm kiếm thông tin liên quan đến tổ chức của mình, ví dụ như những thay đổi trong ngành có khả năng ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Thông tin bao gồm cả nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức. Một khi thu thập được tất cả thông tin liên quan, chúng ta sẽ phân tích thông tin để xác định được và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Ngoài ra, nhà quản trị cũng có thể dựa vào thông tin để đánh giá các hoạt động hiện tại của tổ chức và xác định các cơ hội tiềm năng sắp tới để phát triển doanh nghiệp.
Ví dụ: Nhà quản trị có thể sử dụng phản hồi của khách hàng để xác định cách chúng ta có thể cải thiện sản phẩm hiện tại của mình. Chúng ta cần phải theo dõi xu hướng trong ngành, ví dụ như các sản phẩm do đối thủ cạnh tranh tung ra. Khi hiểu được những gì đang xảy ra trong ngành, chúng ta sẽ có những thay đổi thích hợp để đảm bảo công ty đáp ứng được nhu cầu kinh doanh, duy trì khả năng cạnh tranh của mình, …
Người phổ biến thông tin (Disseminator)
Là một nhà quản trị, chúng ta sẽ nhận được thông tin, thông điệp từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức, từ đó truyền tải đến những cá nhân thích hợp. Về cách thức truyền thông tin, nhà quản trị có thể phổ biến bằng cả lời nói, văn bản, email, … Thông thường, những thông tin có giá trị và quan trọng sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức, hoặc những cách thức, phương hướng hoạt động về công việc mà các nhân viên cần phải hoàn thành.
Ví dụ: Sau khi nghiên cứu một xu hướng mới trong ngành, nhà quản trị có thể xây dựng một dự án thiết kế sản phẩm mới. Sau đó, chúng ta sẽ gửi đề xuất này lên quản lý cấp trên để phê duyệt, đồng thời cung cấp thông tin cho nhân viên của mình. Từ đó mọi người có thể tìm hiểu, làm quen với dự án, nhà quản trị xác định được các nhiệm vụ cần thiết cho mỗi người để thực hiện nhiệm vụ sắp tới.
Người phát ngôn (Spokesperson)
Trong vai trò người phát ngôn, nhà quản trị đại diện cho tổ chức của mình và truyền đạt thông tin cho các bên liên quan bên ngoài tổ chức. Nếu chúng ta làm việc trong các tổ chức lớn, thì vai trò này thể hiện chúng ta là người phát ngôn của các nhóm, phòng ban, đại diện cho nhóm trong các cuộc họp hoặc sự kiện nội bộ. Trong tình huống này, nhà quản trị cần cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến hiệu suất, mục tiêu của cả nhóm cho các nhà quản lý cấp trên, các bộ phận khác.
Ví dụ: Trách nhiệm của nhà quản trị tại cuộc họp cổ đông thường niên là thông báo cho những người tham gia về các kết quả, thành tích mà nhóm/bộ phận chúng ta đạt được trong năm đó. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thảo luận về các mục tiêu kinh doanh chiến lược mà nhóm/bộ phận chúng ta muốn đạt được trong năm tới.
Vai trò ra quyết định (Decisional roles)
Thông tin và nguồn lực thu thập được và tổng hợp lại giúp cho nhà quản trị có thể thực hiện các vai trò và trách nhiệm mang tính quyết định. Trong vai trò ra quyết định, người quản trị sẽ có 4 vai trò cụ thể:
- Người khởi xướng (Entrepreneur)
- Người xử lý xáo trộn/nguy cơ (Disturbance handler)
- Người phân bổ các nguồn lực (Resource allocator)
- Người thương lượng (Negotiator)
Người khởi xướng (Entrepreneur)
Vai trò người khởi xướng là trách nhiệm của nhà quản trị liên quan đến việc tổ chức và điều hành quy trình kinh doanh. Những trách nhiệm này có thể bao gồm giải quyết các vấn đề, phát triển và thực hiện các ý tưởng, chiến lược mới, … Là người khởi xướng, các ý tưởng và quyết định của nhà quản trị thường thúc đẩy các giải pháp sáng tạo nhằm phát triển tổ chức lớn mạnh thêm.
Ví dụ: Nếu nhà quản trị nhận thấy doanh số bán hàng chậm lại thì chúng ta có thể quyết định phát triển một chiến lược tiếp thị, bán hàng mới bằng cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để giải quyết vấn đề.
Người xử lý xáo trộn/nguy cơ (Disturbance handler)
Khi tổ chức gặp phải những thách thức không lường trước được, nhà quản trị sẽ đóng vai trò là người xử lý các xáo trộn để giúp quản lý vấn đề. Những thách thức này có thể xảy ra bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, khi đó nhân viên dưới quyền sẽ mong đợi chúng ta chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề và duy tri năng suất hoạt động.
Ví dụ: Nếu trong tổ chức xảy ra xung đột giữa 2 thành viên trong nhóm, nhà quản trị cần phải xử lý tình huống khéo léo, khách quan, đồng thời đưa ra các giải pháp có lợi cho 2 bên. Cần lưu ý chúng ta phải nhanh chóng hành động để đảm bảo rằng công việc được tiếp diễn trơn tru, ít bị gián đoạn nhất có thể.
Người phân bổ các nguồn lực (Resource allocator)
Là người phân bổ các nguồn lực, các nhà quản trị chịu trách nhiệm quản lý và phân phối các tài nguyên. Chúng ta cần đưa ra cách thức tốt nhất để sử dụng tài nguyên chung cho toàn bộ tổ chức để đạt hiệu quả tối đa. Các nguồn lực này thường khác nhau, có thể là máy móc, trang thiết bị, ngân sách, tài chính, nhân sự,
Ví dụ: Nếu nhà quản trị kiểm soát ngân sách của tổ chức, chúng ta sẽ xác định cách phân chia tài chính hợp lý giữa các bộ phận dựa trên nhu cầu và mục tiêu của từng phòng ban.
Người thương lượng (Negotiator)
Trong vai trò là người thương lượng, nhà quản trị sẽ tham gia vào các tình huống đàm phán. Các cuộc đàm phán thương lượng này đôi khi xảy ra bên ngoài tổ chức, khi đó nhà quản trị sẽ đại diện cho lợi ích của toàn bộ tổ chức của mình. Ngoài ra, nhà quản trị còn có thể tổ chức các cuộc đàm phán bên trong nội bộ, thương lượng với các phòng ban khác, hoặc tranh luận với các thành viên trong nhóm. Cuộc đàm phán thương lượng thành công sẽ thu lại được những lợi ích và nhu cầu cho tổ chức.
Ví dụ: Nhà quản trị đàm phán thương lượng với một nhân viên về mức lương của họ. Nếu không đáp ứng được mức lương mong muốn của nhân viên, chúng ta có thể thương lượng một con số thấp hơn, ngoài ra có thể cung cấp các lợi ích kèm theo, ví dụ như tiền thưởng, số ngày công làm việc ít hơn, … để làm cho lời đề nghị mức lương trở nên hấp dẫn hơn cho họ.
(Theo: Kinh Tế Quản Trị)
